O que é: Managed Print Services
Managed Print Services (MPS), ou Serviços Gerenciados de Impressão, é uma solução completa para gerenciar e otimizar o ambiente de impressão de uma empresa. Esses serviços são oferecidos por fornecedores especializados, que assumem a responsabilidade de monitorar, manter e atualizar toda a infraestrutura de impressão da organização.
Benefícios do Managed Print Services
A adoção de um serviço de MPS traz diversos benefícios para as empresas. Um dos principais é a redução de custos. Com o MPS, é possível ter um controle mais eficiente dos gastos com impressão, evitando desperdícios e otimizando o uso dos recursos. Além disso, o MPS também permite a previsibilidade dos custos, uma vez que as despesas com impressão são consolidadas em um único contrato.
Outro benefício importante do MPS é a melhoria da produtividade. Com um ambiente de impressão mais eficiente e confiável, os funcionários podem realizar suas tarefas de forma mais ágil, sem interrupções causadas por problemas técnicos ou falta de suprimentos. Além disso, o MPS também oferece recursos avançados, como impressão móvel e segurança de documentos, que contribuem para a produtividade da equipe.
Como funciona o Managed Print Services
O MPS é baseado em um modelo de outsourcing, no qual a empresa contratante transfere a responsabilidade pela gestão da infraestrutura de impressão para o fornecedor de serviços. O primeiro passo é realizar um diagnóstico do ambiente de impressão, identificando as necessidades e oportunidades de melhoria. Com base nessa análise, o fornecedor desenvolve um plano de ação personalizado, que inclui a instalação de equipamentos, a configuração de softwares de gerenciamento e a definição de políticas de uso.
Uma vez implementado, o MPS é monitorado de forma contínua pelo fornecedor de serviços. Isso inclui a supervisão do desempenho dos equipamentos, a reposição de suprimentos, a manutenção preventiva e corretiva, e a atualização dos softwares. Além disso, o fornecedor também é responsável por fornecer relatórios detalhados sobre o uso da impressão, permitindo que a empresa tenha uma visão clara dos custos e do volume de impressões realizadas.
Principais características do Managed Print Services
O MPS oferece uma série de recursos e funcionalidades que contribuem para a eficiência e segurança do ambiente de impressão. Entre as principais características do MPS, destacam-se:
1. Gerenciamento centralizado:
O MPS permite o controle centralizado de todos os dispositivos de impressão da empresa, independentemente da localização física. Isso facilita a gestão e o monitoramento do ambiente de impressão, garantindo maior eficiência e controle.
2. Automação de processos:
Com o MPS, é possível automatizar diversos processos relacionados à impressão, como a solicitação de suprimentos, a geração de relatórios e a manutenção dos equipamentos. Isso reduz a carga de trabalho da equipe de TI e agiliza as operações.
3. Segurança de documentos:
O MPS oferece recursos avançados de segurança, como autenticação de usuários, criptografia de dados e controle de acesso. Isso garante a confidencialidade e integridade dos documentos impressos, evitando vazamentos de informações sensíveis.
4. Impressão móvel:
Com o MPS, é possível imprimir documentos a partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Isso facilita o trabalho remoto e aumenta a flexibilidade dos colaboradores.
Como escolher um fornecedor de Managed Print Services
A escolha de um fornecedor de MPS é um passo importante para garantir o sucesso da implementação. Ao selecionar um fornecedor, é importante considerar alguns critérios, como:
1. Experiência e expertise:
Verifique se o fornecedor possui experiência comprovada na área de MPS e se possui profissionais qualificados para realizar a implementação e o suporte técnico.
2. Portfólio de serviços:
Avalie se o fornecedor oferece uma ampla gama de serviços, que atendam às necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui desde a instalação e configuração dos equipamentos até a gestão de suprimentos e a manutenção dos dispositivos.
3. Suporte técnico:
Verifique se o fornecedor oferece suporte técnico eficiente e ágil, capaz de resolver problemas de forma rápida e eficaz. Isso é fundamental para garantir o bom funcionamento do ambiente de impressão.
4. Flexibilidade contratual:
Analise as opções de contratos oferecidas pelo fornecedor, verificando se são flexíveis e adaptáveis às necessidades da sua empresa. Isso inclui a possibilidade de ajustar o volume de impressões, a duração do contrato e os serviços incluídos.
Conclusão
O Managed Print Services é uma solução completa e eficiente para gerenciar o ambiente de impressão de uma empresa. Com benefícios como redução de custos, aumento da produtividade e segurança de documentos, o MPS se torna uma opção cada vez mais atrativa para as organizações. Ao escolher um fornecedor de MPS, é importante considerar critérios como experiência, portfólio de serviços, suporte técnico e flexibilidade contratual. Com a implementação adequada do MPS, as empresas podem otimizar seus processos de impressão e obter resultados significativos em termos de eficiência e economia.